EU-Förderung
Antragsverfahren in EU-Programmen
EU-Programme erfordern EU-Dimension
Es gibt bei den EU-Programmen keine einheitlichen Antragsverfahren. Die EU-Kommission darf aber Projekte, die nur nationale oder regionale Bedeutung haben, nicht fördern (Subsidiaritätsprinzip). Prinzipiell müssen förderfähige Projekte deshalb immer eine "EU-Dimension" aufweisen. Normalerweise sind dazu mehrere Partner aus mehreren Ländern notwendig. In besonderen Fällen können auch Einzelanträge gefördert werden, z.B. dann, wenn die erwarteten Ergebnisse später europaweit verbreitet werden und der Antragsteller nicht der direkte Haupt-Nutznießer des Projekts ist. Beispiele hierfür sind programmbegleitende Aktionen, wie Konferenzen, Handbücher, Partnersuche etc.
Aufrufe zur Antragseinreichung beachten
Die EU-Kommission fordert mit Aufrufen zur Antragseinreichung (Calls for Proposals) dazu auf, Projektanträge einzureichen. Diese werden entweder im offiziellen Amtsblatt C der EU veröffentlicht oder auf entsprechenden Programmseiten der EU-Kommission im Internet. Normalerweise haben Antragsteller ab diesem Datum etwa drei Monate Zeit, ihre Anträge einzureichen, manchmal aber auch weniger! Wer jetzt erst anfängt Partner zu suchen oder sich das Projektthema zu überlegen, wird sicherlich große Probleme bekommen, einen guten Antrag rechtzeitig einzureichen. Deshalb früher - mindestens drei Monate vor Veröffentlichung des Aufrufs - mit dem Schreiben und der Partnersuche anfangen! Die Nationalen Kontaktstellen für die Programme wissen normalerweise sehr früh, wann mit einem Aufruf zu rechnen ist. Bei einigen Programmen wird in einem zweistufigen Verfahren zunächst ein Kurzantrag (Projektskizze) begutachtet. Erst bei Erreichen von Mindestkriterien werden Antragsteller zur Einreichung eines Vollantrags aufgefordert.
EU-Projekte sind immer Chefsache
Wegen des relativ hohen Aufwands, der für EU-Projekte notwendig ist, muss die Entscheidung, an EU-Programmen teilzunehmen, immer von der Firmenleitung ausgehen. Schon bei der Antragstellung müssen durchschnittlich sechs Personenmonate einkalkuliert werden.
Antragsunterlagen gut lesen und verstehen
In den Calls werden immer Internetadressen genannt, unter denen Antragsunterlagen aus dem Internet herunter geladen werden können. Ganz wichtig sind dabei auch die Richtlinien für Antragsteller ("Guide for Proposers"). Diese geben klar und deutlich Informationen darüber, was und in welcher Form die EU die Anträge möchte. Es empfiehlt sich, sich daran "sklavisch" zu halten. Das tun die Gutachter ebenfalls.
Handbücher für die Begutachtung der Anträge
Die Handbücher für die Begutachtung der Anträge ("Evaluation Guidelines") sind Fundgruben für den Antragsteller! Zeigen sie doch, wie und nach welchen Kriterien Ihr Antrag geprüft wird. Sie finden diese Handbücher in der Regel bei den Antragsunterlagen des "Calls".
Werden Sie Gutachter
Die EU-Kommission sucht immer externe Fachleute für die Bewertung von Anträgen, z.B. für das 7. Forschungsrahmenprogramm oder auch für das Programm Wettbewerbsfähigkeit und Innovation.
Die Tätigkeit als Gutachter bietet zwei Hauptvorteile:
- Guter Überblick über die "Szene", die europaweit aktiv ist, und deren Aktivitäten
- Einblicke, wie gute Anträge aussehen müssen
Interessierte können sich z.B. als Gutachter 7. EU-Forschungsrahmenprogramm in einer Datenbank registrieren lassen unter https://cordis.europa.eu/emmfp7.
Vermehrt elektronische Antragseinreichung
Die EU nutzt bei ihren Programmen immer mehr die Möglichkeit der elektronischen Einreichung (Electronic Proposal Submission System - EPSS). Dieses System funktioniert relativ problemlos. Nur am letzten Einreichungstag ist der entsprechende EU-Server erfahrungsgemäß stark überlastet. Vorläufige Anträge können aber bereits vor der Antragsfrist eingestellt und bis dahin immer wieder aktualisiert werden.
Einreichungsfrist heißt bewusst "Deadline"
Die Einreichungsfristen werden durch die EU-Kommission sehr streng beachtet. Die jeweils angegeben Fristen werden minutengenau und streng eingehalten. Es sollen sogar schon einmal Finger in der Tür der Antragsstelle in Brüssel eingeklemmt worden sein...
Begutachtung der Anträge
Die Begutachtung der Anträge dauert in der Regel etwa sechs bis acht Wochen. Danach wird anhand der Bewertungspunkte eine Liste der förderfähigen Anträge erstellt (ranking list) und die Antragsteller werden über das Ergebnis der Begutachtung informiert (evaluation summary report). Auch wenn ein Antrag förderfähig ist, kann es z.B. passieren, dass er nicht gefördert wird. Mitunter reicht das für den speziellen Aufruf vorgesehene Budget nicht für alle förderfähigen Anträge aus. Hier spielen dann weiche Kriterien, wie die ausgeglichene Berücksichtigung von weiblichen und männlichen Personen im Projekt oder die positiven Auswirkungen eines Projekts auf die Umwelt, auf Arbeitsbedingungen etc. eine Rolle, selbst wenn sie nicht das eigentliche Projektthema sind.
Kein Verhandlungsspielraum bei Vertragsverhandlungen
Erfolgreiche Antragsteller erhalten etwa vier bis sechs Monate nach Einreichung die offizielle Information über die Förderfähigkeit des Antrags und einen Vertragsvorschlag zugeschickt. Damit beginnt die sogenannte Phase der Vertragsverhandlungen (contract negotiations), die sich bis zu drei weiteren Monaten hinziehen kann. Normalerweise ist ein Verhandlungsspielraum aber praktisch nicht vorhanden. Nach Unterschrift durch die Projektpartner wird der Vertrag wieder an die EU-Kommission geschickt. Nach weiteren drei Monaten erhält man dann den Vertrag mit der Unterschrift der EU-Kommission zurück und kann dann endlich mit dem Projekt beginnen. Manchmal verzögert sich dieser Zeitpunkt noch, weil noch zusätzliche Dokumente oder Informationen abgefordert werden.
Zeithorizont beachten - EU-Programme für mittelfristige Strategie nutzen
Sollen Projekte schnell und zeitnah durchgeführt werden, sind EU-Programme - wie gerade dargestellt - eine schlechte Wahl. Wer EU-Projekte durchführen möchte, braucht eine mittelfristige Strategie. Schnellschüsse sind damit nicht möglich.
Sekundärergebnisse nicht unterschätzen
Ehemalige Projektteilnehmer berichten übereinstimmend davon, dass durch die Teilnahme an EU-Programmen interkulturelles Know-how aufgebaut wird. Die Netzwerke halten oft über das Projektende hinaus und werden bei weiteren Projekten oder anderen Geschäften genutzt. Das zeigt, dass EU-Projekte oft sehr viel später geldwerte Ergebnisse bringen, die anfänglich nicht kalkuliert werden konnten.
Nutzen Sie bestehende Beratungsangebote
Bevor Sie sich selbst zum großen Fördermittelexperten weiterbilden, was erfahrungsgemäß ein mehrjähriges Projekt ist, sollten Sie zunächst einmal eine kurze ein- bis zweiseitige Kurzfassung Ihres Projekts verfassen und diese mit einer erfahrenen Beratungsstelle besprechen. Diese wird Ihnen dann eine Auswahl von sinnvollen Programmen nennen. Hierfür kommt in erster Linie das Beratungsnetzwerk Enterprise Europe Network der EU-Kommission in Frage, das Ihnen mit rund 4.000 Experten in 500 Kontaktstellen in über 40 Länder zur Seite steht. Beratungsstellen in Ihrer Nähe finden Sie unter http://www.enterprise-europe-network.ec.europa.eu in der Rubrik "The network in your country".
Weitere Ansprechpartner sind die Nationalen Kontaktstellen der Bundesregierung für die einzelnen EU-Programme, die vertiefte Informationen zu den Möglichkeiten für Antragsteller geben können. Diese sind in der Datenbank bei den einzelnen Programmen genannt.
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