Richtlinie
Richtlinie zur Erstattung der Kosten für den Betrieb der Impfzentren und Mobilen Teams (Impfzentrenkostenerstattungsrichtlinie – ImpfKErstR)
Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Gesundheit und Pflege
vom 14. Januar 2021, Az. G31n-K4300-2020/193-65
[zuletzt geändert durch Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Gesundheit und Pflege
vom 5. Juni 2023, Az. 37p-K4300-2020/193-1104]
1. Zweck der Erstattung
Zur Bekämpfung der Corona-Pandemie hat der Ministerrat am 27. Oktober 2020 ein bayerisches Impfkonzept beschlossen. Mit Schreiben des Staatsministeriums für Gesundheit und Pflege vom 9. November 2020 wurden die Landratsämter und kreisfreien Städte (Kreisverwaltungsbehörden) in Bayern beauftragt, Impfzentren und Mobile Teams einzurichten. Mobile Teams werden die Impfungen vulnerabler und insbesondere in der Fortbewegung eingeschränkter Personen übernehmen. Da zunächst nicht ausreichend Impfstoff für die Gesamtbevölkerung zur Verfügung steht, liegt der Fokus zu Beginn der Impfungen auf dem Schutz von Personen mit erhöhtem Risiko für schwere und tödliche Verläufe bei einer COVID-19-Erkrankung sowie dem Schutz für Personen mit einem erhöhten Infektionsrisiko. Mittelfristig soll eine flächendeckende Impfung die Rückkehr zur normalen Lebenssituation ohne spezielle Schutzmaßnahmen ermöglichen. Diese Richtlinie regelt die Erstattung der den Kreisverwaltungsbehörden bei der Errichtung, dem Betrieb und Abbau der Impfzentren und Mobilen Teams entstandenen notwendigen und angemessenen Kosten. Der Ministerrat hat das Bayerische Staatsministerium für Gesundheit und Pflege mit Beschluss vom 25. Oktober 2022 mit dem Abbau und der Abwicklung der Impfzentren und Mobilen Teams ab dem 1. Dezember 2022 beauftragt.
2. Gegenstand der Erstattung
2.1 Zeitraum der Erstattung
Erstattet werden Kosten, die bei der Errichtung und dem Betrieb der Impfzentren und Mobilen Teams gemäß GMS vom 9. November 2020 im Zeitraum vom 9. November 2020 bis zum 31. Dezember 2022 entstehen. Im Zeitraum vom 1. Januar 2023 bis 31. Mai 2023 entstehende Kosten werden nur erstattet, wenn diese durch den Abbau der Impfzentren bzw. deren Abwicklung verursacht worden sind. Im Zeitraum vom 1. Januar 2023 bis 31. August 2024 entstehende Kosten werden abweichend von Satz 2 erstattet, soweit diese Nachlaufkosten zum Betrieb der Impfzentren darstellen.
2.2 Definition Impfzentren und Mobile Teams
Bei Impfzentren handelt es sich um ortsgebundene Einrichtungen, die von der zuständigen Kreisverwaltungsbehörde zur Impfung und der damit zusammenhängenden verwaltungstechnischen Abwicklung, Aufklärung und kurzfristigen Überwachung geimpfter Personen betrieben werden. Die Impfzentren dienen ferner als Ausgangsbasis für die Mobilen Teams. Die Mobilen Teams sind nicht ortsgebunden und führen die entsprechenden Leistungen insbesondere bei notwendigen Hausbesuchen, in stationären Einrichtungen (Alten- und Pflegeheimen, Behinderteneinrichtungen), Impfbussen sowie gegebenenfalls in vorübergehend dafür gewidmeten Einrichtungen, z.B. Turnhallen, Messegebäude, aus.
3. Art und Umfang der Erstattung
3.1 Erstattungsfähige Kosten
Alle notwendigen und angemessenen Kosten für die Errichtung und den Betrieb der Impfzentren und Mobilen Teams sind erstattungsfähig. Darunter fallen auch Kosten, die ab Bereitstellung der Impfzentren und Mobilen Teams bis zum tatsächlichen Betriebsbeginn anfallen. Ebenso sind Nachlaufkosten zum Betrieb der Impfzentren erstattungsfähig. Nachlaufkosten sind notwendige und angemessene Kosten, welche in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Betrieb der Impfzentren stehen und durch ein Verhalten Dritter nach dem 31. Dezember 2022 entstehen. Dazu gehören insbesondere:
- Kosten für die Errichtung und den Abbau von Impfzentren (nebst Kosten für die Abwicklung),
- Miete für Räumlichkeiten,
- Betriebsmittel und Nebenkosten,
- Miete für Gerätschaften,
- Instandsetzungs- und Wartungskosten für Räumlichkeiten und Gerätschaften, ohne Fahrzeuge,
- Fahrtkosten pauschal 0,35 Euro pro zurückgelegten Kilometer mit Dienstfahrzeugen oder bei dienstlicher Veranlassung mit privaten Fahrzeugen der Beschäftigten, einschließlich der Fahrten der Mobilen Teams; gegen Nachweis oder Begründung auch gegebenenfalls höhere tatsächlich angefallene Kosten,
- Verbrauchsmaterialien,
- Hard- und Software, EDV-Dienstleistungen,
- Entschädigungskosten für die Beauftragung freiwilliger Hilfsorganisationen,
- Kosten im Rahmen der Amtshilfe von Feuerwehr, THW, Bundeswehr, Behörden und anderen Einrichtungen,
- Personalkosten für eingesetztes nicht staatliches Personal,
- Kosten für die Beauftragung von medizinischem Fachpersonal,
- Kosten für die Beauftragung externer Dienstleister,
- Kosten für Sicherheitsdienst und Sicherheitsmaßnahmen in den Impfzentren; die Notwendigkeit ist zu dokumentieren und nach dem ersten Monat des Betriebs der Impfzentren zu evaluieren,
- Kosten für Öffentlichkeitsarbeit,
- Kosten für den reduzierten Betrieb der Impfzentren ab Oktober 2021, Sachkosten für die Vorhaltung von Notfall-Optionen zur Wiederherstellung der vollen Kapazitäten (Standby-Betrieb) sowie ein gegebenenfalls erforderliches Hochfahren der Kapazitäten,
- Nachlaufkosten, insbesondere Kosten im Zusammenhang mit vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahren.
Nicht erstattungsfähig sind:
- Personal- und Sachkosten allgemeiner Art, die auch ohne die Corona-Pandemie entstanden wären; ausgenommen hiervon ist die Erstattung der Kosten für in den Impfzentren eingesetztes Verwaltungspersonal der Kommunen in Höhe von 50%,
- Kosten jeder Art, soweit vom Freistaat Bayern ausreichend Vorkehrungen getroffen wurden und ausreichend Ressourcen zur Verfügung gestellt wurden, z.B. PSA, Impfmaterialien, Software, Hardware etc., außer es handelt sich um eine Notbeschaffung; gegen Nachweis oder gesonderte Begründung der Notwendigkeit,
- Kosten, die im Schwerpunkt dem gesetzlichen Sicherstellungsauftrag der Kassenärztlichen Vereinigung Bayerns (KVB) unterliegen,
- von Krankenhäusern und Seniorenheimen und sonstigen Einrichtungen des Gesundheitswesens und der Pflege veranlasste Beschaffungen und Maßnahmen, z.B. Anschaffung von Schutzausrüstung, Beschaffung von Geräten, Einstellung von Personal,
- kalkulatorische Kosten, z.B. Miete für städtische beziehungsweise kreiseigene Gebäude und Liegenschaften, Zinsen, Abschreibungen und Ähnliches,
- Personalkosten für die Vorhaltung von Notfall-Optionen zur Wiederherstellung der vollen Kapazitäten (Standby-Betrieb); es sei denn, wenn anders ein Hochfahren des Betriebs der Impfzentren innerhalb eines Zeitraums von vier Wochen nicht gewährleistet werden kann. Die Kostenerstattung ist in diesem Fall gesondert zu beantragen und die Notwendigkeit und Angemessenheit gesondert zu begründen. In diesem Fall ist das Verfahren nach Ziffer 4 sowohl für kreisfreie Städte wie für Landratsämter anzuwenden.
3.2 Ausgleich durch andere Mittel
Doppelerstattungen durch zusätzliche Inanspruchnahme anderer Corona-Hilfen und Erstattungen sind ausgeschlossen. Soweit mit der Erbringung der ärztlichen Leistungen in den Impfzentren und Mobilen Teams Ärzte beauftragt wurden, die nach der Vereinbarung zwischen der KVB und dem Freistaat Bayern über die Durchführung der Abrechnung im Rahmen von Impfungen gegen COVID-19 vom 4. Dezember 2020 in der jeweils geltenden Fassung (Abrechnungsvereinbarung-Impfzentren) abrechnungsberechtigt sind, sind die erbrachten Leistungen von den Ärzten unmittelbar gegenüber der KVB gemäß der Abrechnungsvereinbarung-Impfzentren abzurechnen und nicht gemäß dieser Richtlinie erstattungsfähig. Soweit Ärzte und anderes Personal durch externe Dienstleister beauftragt und vergütet werden, werden die Kosten des externen Dienstleisters zunächst durch die Kreisverwaltungsbehörden erstattet. Die Kreisverwaltungsbehörden haben im Rahmen der Abrechnungsvereinbarung-Impfzentren die Möglichkeit, mit der KVB eine gesonderte Vereinbarung zur Durchführung der Abrechnung mit externen Dienstleistern zu schließen und die anfallenden Kosten für ärztliche Leistungen und Leistungen durch vom Arzt selbst gestelltes medizinisches Assistenzpersonal über die KVB oder gemäß dieser Richtlinie direkt gegenüber dem Freistaat Bayern abzurechnen. Sofern die Kreisverwaltungsbehörden entsprechend Satz 4 im Rahmen der Abrechnungsvereinbarung-Impfzentren durch eine gesonderte Vereinbarung zur Durchführung der Abrechnung mit der KVB abrechnen, ist eine Erstattung durch den Freistaat Bayern ausgeschlossen. Im Übrigen gilt, dass alle Einnahmen, die die Erstattungsempfänger beziehungsweise von diesen Beauftragte von anderen Kostenträgern erhalten (z.B. Sozialversicherungsträger, gesetzliche Krankenversicherung, KVB) die erstattungsfähigen Kosten vermindern. Diese Kostenträger haben die Kreisverwaltungsbehörden vorrangig in Anspruch zu nehmen. Satz 6 gilt auch, wenn aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung oder einer Entscheidung der Vergabekammer Kosten von Dritten nachträglich übernommen werden.
3.3 Angemessenheit der Kosten
Die Kosten für die Beauftragung externer Dienstleister sind als angemessen anzusehen, wenn der Auftrag unter Einhaltung der jeweils anwendbaren vergaberechtlichen Vorgaben erteilt wurde. Die Einhaltung der vergaberechtlichen Vorgaben ist von den Kreisverwaltungsbehörden in eigener Verantwortung zu prüfen. Für medizinische Leistungen bestimmt sich die Angemessenheit nach den in der Abrechnungsvereinbarung-Impfzentren festgelegten Sätzen.
4. Verfahren bei kreisfreien Städten
4.1 Erstantrag
Die Erstattungsempfänger stellen bei der für sie zuständigen Regierung für ab dem 9. November 2020, für Dezember 2020 und gegebenenfalls für weitere bereits abgeschlossene Monate einen Erstattungsantrag nach dem Muster der Anlage zu dieser Richtlinie. Den Anträgen ist ein Sachbericht beizufügen, der das Vorliegen der Erstattungsvoraussetzungen und die Angemessenheit der entstandenen Kosten belegt. Darüber hinaus sollen die Anträge, wenn die Auszahlung eines monatlichen Vorschusses begehrt wird, eine Prognose enthalten, in welcher monatlichen Höhe für den Betrieb oder den Abbau und die Abwicklung der Impfzentren Folgekosten bis 31. Mai 2023 oder Nachlaufkosten bis 31. August 2024 anfallen werden. Die in den Anträgen enthaltenen Kosten sind durch prüffähige Belege (in Kopie) nachzuweisen. Prüffähige Belege über nachgewiesene Kosten sind beispielsweise bestätigte Stundennachweise (Arbeitszeiterfassung), bezahlte Rechnungen, Zahlungsbelege und Ähnliches.
4.2 Endantrag
Die Erstattungsempfänger stellen für sämtliche bis zum 31. Mai 2023 anfallenden Betriebs- oder Abbaukosten oder bis zum 31. August 2024 anfallenden Nachlaufkosten Erstattungsanträge nach dem Muster der Anlage zu dieser Richtlinie. Nr. 4.1 Satz 2, 4 und 5 gilt für den Endantrag entsprechend.
4.3 Antragsfrist
Spätestens zwei Monate nach dem Ende der jeweiligen Erstattungszeiträume nach Nr. 2.1 Satz 2 und 3 sind alle Anträge bei der zuständigen Regierung einzureichen. Soweit dem Erstattungsempfänger ein Vorschuss gewährt wurde, ist der Endantrag in Bezug auf Betriebs- und Abbaukosten bis zum 31. Juli 2023 und in Bezug auf Nachlaufkosten bis zum 31. Oktober 2024 bei der Regierung einzureichen. Auf noch ausstehende Kostenrechnungen soll hingewiesen werden, diese können für Betriebs- oder Abbaukosten bis zum 31. Juli 2023 sowie für Nachlaufkosten bis zum 31. Oktober 2024 nachgereicht werden. Kosten, deren Erstattung nach Ablauf der in Satz 3 bezeichneten Fristen beantragt wird, sind von der Erstattung ausgeschlossen.
4.4 Zuständigkeit
Die Regierung, in deren Bezirk der Erstattungsempfänger seinen Sitz hat, entscheidet über die Anträge per Erstattungsbescheid.
4.5 Nebenbestimmungen zum Erstattungsbescheid
Werden dem Antragsteller nachträglich Kosten erlassen oder von Dritten erstattet, ist die Regierung unverzüglich zu unterrichten und die Erstattung wird um diesen Betrag gekürzt. Etwaig angeschaffte Anlagegüter sind so zu verwerten, dass sich der höchstmögliche Erlös ergibt. Der Erstattungsempfänger wird im Erstattungsbescheid verpflichtet, sämtliche Verwertungserlöse unverzüglich an die Bewilligungsbehörde zurückzuzahlen und entsprechend prüffähige Belege vorzulegen. Die Regierung prüft die tatsächliche Verwertung. Auf Verlangen ist Vertretern der Regierungen bis zum Ende der Pandemie die Besichtigung der Anlagegüter zu ermöglichen.
4.6 Abschlagszahlungen und Vorschüsse
Die Regierungen können nach der Entscheidung über den Erstantrag nach Nr. 4.1 dem Erstattungsempfänger monatliche Vorschüsse gewähren. Die Erstattungsempfänger müssen der Regierung Kostenreduzierungen unverzüglich mitteilen.
4.7 Prüfungsrecht durch andere Stellen
Der Bayerische Oberste Rechnungshof ist berechtigt, bei den Empfängern Prüfungen gemäß Art. 91 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Alt. 2 BayHO durchzuführen. Dem Staatsministerium für Gesundheit und Pflege sowie der Bewilligungsstelle sind von den Empfängern auf Verlangen erforderliche Auskünfte zu erteilen, Einsicht in Bücher und Unterlagen sowie Prüfungen zu gestatten. Prüfungsrechte gemäß Satz 1 und Satz 2 dieser Nummer sind explizit in den Erstattungsbescheid als Nebenbestimmung aufzunehmen.
5. Verfahren bei Landratsämtern
Diese Richtlinie gilt mit folgenden Maßgaben zum Verfahren sinngemäß auch für Landratsämter.
5.1 Buchung der Ausgaben
Die Landratsämter verausgaben die nach dieser Richtlinie erstattungsfähigen Ausgaben direkt über das Integrierte Haushaltsverfahren (IHV) des Freistaates Bayern.
5.2 Buchungsfrist
Bis 31. März 2023 sind alle Ausgaben im Zusammenhang mit dem Betrieb oder dem Abbau der Impfzentren im Staatshaushalt zu verbuchen. Nachlaufkosten sind bis zum 31. Oktober 2024 im Staatshaushalt zu verbuchen. Nach Ablauf der in den Sätzen 1 und 2 genannten Fristen erlischt ungeachtet gegebenenfalls noch verfügbarer Ausgabemittel die haushaltsrechtliche Ermächtigung, weitere Auszahlungen anzuordnen.
5.3 Zuführung von Einnahmen und Verwertungserlösen
Werden nachträglich Kosten der Impfzentren erlassen oder von Dritten erstattet, sind die Einnahmen dem Staatshaushalt zuzuführen. Sollte der Zugriff auf die erforderlichen Haushaltsstellen weggefallen sein, ist die Regierung zu unterrichten. Etwaig angeschaffte Anlagegüter sind so zu verwerten, dass sich der höchstmögliche Erlös ergibt. Die Einnahmen sind dem Staatshaushalt zuzuführen.
5.4 Dokumentation
Zur Errichtung und zum Betrieb der Impfzentren sind prüffähige Akten zu führen. Die Akten müssen insbesondere prüffähige Belege über die entstandenen Kosten wie beispielsweise bestätigte Stundennachweise (Arbeitszeiterfassung), bezahlte Rechnungen, Zahlungsbelege und Ähnliches enthalten. Außerdem müssen den Akten insbesondere die Erwägungen zur Notwendigkeit und Angemessenheit der entstandenen Kosten entnommen werden können. Die Vorgaben der BayHO, insbesondere zur Aufbewahrung der Buchungsbelege und der zahlungsbegründenden Unterlagen, sind zu beachten.
5.5 Gemeinsame Impfzentren
Wenn ein Landratsamt und eine kreisfreie Stadt ein gemeinsames Impfzentrum betreiben, sollen die Kosten des Impfzentrums vom Landratsamt gemäß dem Verfahren nach Nr. 5 dieser Richtlinie im Staatshaushalt gebucht werden.
5.6 Delegierte Impfzentren
Soweit Landratsämter den Betrieb von Impfzentren an kreisangehörige Gemeinden oder andere Institutionen delegiert haben, müssen diese Institutionen die entstandenen Kosten dem Landratsamt in Rechnung stellen und können keine Erstattung nach dieser Richtlinie beantragen. Dies gilt auch für den Fall, dass kreisfreie Städte Dritte beauftragt haben.
5.7 Prüfungsrecht durch andere Stellen
Der Bayerische Oberste Rechnungshof ist berechtigt, die Haushalts- und Wirtschaftsführung gemäß der Art. 88 bis 90 BayHO zu prüfen. Dem Staatsministerium für Gesundheit und Pflege sowie der Regierung sind auf Verlangen erforderliche Auskünfte zu erteilen, Einsicht in Bücher und Unterlagen sowie Prüfungen zu gestatten.
6. Inkrafttreten, Außerkrafttreten
Diese Bekanntmachung tritt rückwirkend zum 9. November 2020 in Kraft. Sie tritt mit Ablauf des 31. Dezember 2024 außer Kraft.