Förderprogramm

Kongressfonds Berlin

Förderart:
Zuschuss
Förderbereich:
Corona-Hilfe, Aus- & Weiterbildung, Messen & Ausstellungen
Fördergebiet:
Berlin
Förderberechtigte:
Unternehmen, Verband/Vereinigung
Ansprechpunkt:

Investitionsbank Berlin (IBB)

Bundesallee 210

10719 Berlin

Tel: 030 21250

Fax: 030 21252020

Investitionsbank Berlin

Weiterführende Links:
Kongressfonds Berlin

Kurzzusammenfassung

Kurztext

Wenn Sie Veranstaltungen für ein Fachpublikum in Berlin trotz der Einschränkungen infolge der Corona-Pandemie organisieren, können Sie unter bestimmten Voraussetzungen einen Zuschuss erhalten.

Volltext

Das Land Berlin unterstützt Sie bei der Durchführung von analogen oder hybriden, an ein Fachpublikum gerichteten Veranstaltungen in Berlin, die Sie trotz bestehenden Beeinträchtigungen infolge der Corona-Pandemie organisieren.

Sie erhalten die Förderung als Zuschuss.

  • Die Höhe der Basisförderung beträgt EUR 25,00 pro Teilnehmerin und Teilnehmer je Veranstaltungstag. Für hybride Veranstaltungen erhalten Sie zusätzlich einen Zuschlag von EUR 10,00 pro Präsenz-Teilnehmerin und -Teilnehmer je Veranstaltungstag.
  • Wenn Sie mit der Veranstaltung die geforderten Nachhaltigkeitskriterien erfüllen, erhalten Sie zusätzlich EUR 25,00 pro Teilnehmerin und Teilnehmer je Veranstaltungstag
  • Wenn Sie dezentral tagen, erhalten Sie zusätzlich EUR 10,00 pro Teilnehmerin und Teilnehmer je Veranstaltungstag.

Sie erhalten einen Zuschuss von höchstens EUR 70,00 je Teilnehmerin und Teilnehmer und Tag und EUR 99.950 pro Veranstaltung.

Wenn Sie die Veranstaltung aufgrund der jeweils geltenden COVID-19 Schutzmaßnahmen nicht durchführen oder sie nicht wirtschaftlich durchführbar ist, können Sie tatsächliche Ausgaben von bis zu 80 Prozent der vorläufig bewilligten Fördersumme abrechnen.

Stellen Sie bitte Ihren Antrag vor Beginn der zu fördernden Maßnahme über das IBB-Kundenportal.

Zusatzinfos 

rechtliche Voraussetzungen

Antragsberechtigt sind juristische Personen des privaten und öffentlichen Rechts, rechtsfähige Personengesellschaften und selbstständig sowie freiberuflich Tätige mit Sitz, Betriebstätte oder Niederlassung in Deutschland.

Die Förderung ist an folgende Bedingungen geknüpft:

  • Sie führen die Veranstaltung ausschließlich für ein Fachpublikum durch. Das können Tagungen, Kongresse, Seminare und Fortbildungen sein. Dazu gehören auch Weiterbildungen im Rahmen eines Ehrenamtes.
  • Ihre Veranstaltung muss im Jahr 2023 bis zum 31.12.2023 stattgefunden haben.
  • Sie müssen die Rolle als Veranstalter übernehmen, das finanzielle und unternehmerische Risiko tragen, die wirtschaftliche, organisatorische und haftungsrechtliche Verantwortung übernehmen und die Veranstaltung auf eigene Rechnung durchführen.
  • Bei hybriden Veranstaltungen müssen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer Ihrer Veranstaltung online durch audiovisuelle Live-Medien folgen können.
  • Sie erhalten die Basisförderung, wenn die Veranstaltung
    • in einer kostenpflichtigen Veranstaltungsräumlichkeit in Berlin stattfindet,
    • mindestens 50 Präsenz-Teilnehmerinnen und -Teilnehmer zählt,
    • mindestens 1 Tag mit mindestens 4 Zeitstunden pro Tag dauert.
  • Sie bekommen die Ergänzende Förderung, wenn Sie
    • mit der Veranstaltung bestimmte Nachhaltigkeitskriterien erfüllen, dabei müssen Sie mindestens 300 Punkte aus mindestens 4 Kategorien der „Sustainable Event Scorecard“ erreichen,
    • dezentral tagen. Dabei muss die Veranstaltung an mehreren kostenpflichtig gebuchten Orten im Land Berlin gleichzeitig stattfinden und die Teilnehmerinnen und Teilnehmer mithilfe von Online-Plattformen miteinander verbunden sind.

Rechtsgrundlage

Richtlinie

Richtlinie zum Förderprogramm „Kongressfonds Berlin“

vom 24.03.2021
3. Novelle vom 01.01.2023

[…]

Präambel

Die Tagungs- und Kongresswirtschaft fördert Innovation und Wissensaustausch. Sie wirkt auf die Wirtschaftsentwicklung Berlins mit einem Gesamtumsatz von etwa 2,63 Mrd. Euro ein: etwa 30% des Übernachtungsaufkommens wird durch die Branche generiert. Damit stärkt die Berliner Tagungs- und Kongresswirtschaft die Stadt als Wissenschafts- und Wirtschaftsstandort und sichert über 44.000 Vollzeitarbeitsplätze mit einem Wachstum von etwa 900 Arbeitsplätzen jährlich.

Die deutsche Hauptstadt gehört zu den Top-Destinationen für das Abhalten von Veranstaltungen weltweit. Kongresse und Konferenzen tragen die Marke „Berlin“ somit in die Welt hinaus und unterstreichen die touristische und wirtschaftliche Attraktivität des Standorts.

Die Branche in Berlin ist durch die COVID-19-Pandemie und die damit einhergehenden Einschränkungen hart getroffen worden. Die Buchungssituation hat sich für Events bislang nur langsam erholen können, gerade für die Herbst- und Wintermonate bleibt die Buchungslage verhalten. Hygienemaßnahmen und besondere Vorkehrungen zur Vermeidung von Ansteckungen bedeuten höhere Kosten und gleichzeitig geringere Einnahmen aufgrund einer beschränkten Anzahl an Teilnehmenden. Hinzu kommt, dass insbesondere größere Veranstaltungen einen längeren Planungsvorlauf benötigen und die Unsicherheiten in Bezug auf die Entwicklung der Pandemie ebenso wie aufgrund der allgemeinen aktuellen wirtschaftlichen Lage zu Zurückhaltung bei Veranstaltenden führen.

Berliner Unternehmen, die Tagungsräumlichkeiten, Übernachtungsmöglichkeiten oder andere Dienstleistungen im Veranstaltungsbereich anbieten, befinden sich zum Teil weiterhin in massiven wirtschaftlichen Schwierigkeiten. Daher bedarf es eines Impulses, um Veranstaltungen in Berlin zu sichern und zu Buchungen zu motivieren. Um diesen Impuls zu setzen, wurde das Förderprogramm „Kongressfonds Berlin“ ins Leben gerufen.

1 Zuwendungszweck, Rechtsgrundlagen

1.1 Zuwendungszweck

Die für Wirtschaft zuständige Senatsverwaltung möchte mit dem Förderprogramm „Kongressfonds Berlin“ die Tagungs- und Kongresswirtschaft im Land Berlin aktiv unterstützen. Ziel der Förderung ist es, dazu beizutragen, dass trotz der mit der COVID-19-Pandemie einhergehenden Beeinträchtigungen bzw. Unwägbarkeiten Veranstaltungen in Berlin durchgeführt werden. Dies bezieht sich sowohl auf analoge als auch auf hybride Veranstaltungen. Zudem soll das Förderprogramm dazu beitragen, das Profil Berlins als international führende Kongress- und Wissenschaftsmetropole zu erhalten.

In der Digitalisierung liegt eine große Chance für Berlin. Gleichzeitig ist sie Grundvoraussetzung für die Behauptung der nationalen und internationalen Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Hauptstadt. Daher soll das Förderprogramm Veranstaltungen, die interaktiv als Präsenzveranstaltung in Berlin und online stattfinden, in besonderem Maße unterstützen.

Hiermit soll dem Umstand Rechnung getragen werden, dass hybride oder dezentrale Veranstaltungen mit einem höheren Arbeitsaufwand bzw. höheren Kosten einhergehen als analoge Veranstaltungen. Gleichzeitig können mit dem Ansatz der dezentralen Veranstaltung innovative Tagungsformate, die im Land Berlin stattfinden, erprobt werden.

Zudem legt das Programm einen besonderen Fokus auf das Thema Nachhaltigkeit. So können Veranstaltungen, die bestimmte Nachhaltigkeitskriterien erfüllen, eine höhere Förderung erhalten. Dies soll das Bewusstsein für ein nachhaltiges Veranstaltungs- bzw. Unternehmensmanagement stärken und das Ziel der Klimaneutralität Berlins bis 2050 sowie die UN Sustainable Development Goals1) unterstützen. Folglich soll das Programm im Einklang mit dem „Konzept für einen stadtverträglichen und nachhaltigen Berlin-Tourismus 2018+“ und dem Projekt „Sustainable Meetings Berlin“ zur Positionierung Berlins als nachhaltige Veranstaltungsmetropole beitragen.

Die Vorhaben werden zunächst mit Mitteln aus REACT-EU des Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) und anschließend mit Mitteln des Landes Berlin zur Unterstützung der Krisenbewältigung im Kontext der COVID-19-Pandemie und ihrer sozialen Folgen und zur Vorbereitung einer grünen, digitalen und stabilen Erholung der Wirtschaft gefördert.

1.2 Rechtsgrundlagen

Das Land Berlin gewährt Zuwendungen zur Unterstützung der Veranstaltungs- und Kongresswirtschaft in der Hauptstadt nach Maßgabe dieser Richtlinie, auf Grundlage der §§ 23 und 44 der Landeshaushaltsordnung (LHO) sowie der dazu erlassenen Ausführungsvorschriften und Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P). Für die Bewilligung, Auszahlung und Abrechnung der Zuwendung sowie für den Nachweis und die Prüfung der Verwendung und die ggf. erforderliche Aufhebung des Zuwendungsbescheides und die Rückforderung der gewährten Zuwendung gelten die zuvor genannten Rechtsgrundlagen, sowie die §§ 48 bis 49a des Verwaltungsverfahrensgesetzes, soweit nicht in dieser Richtlinie Abweichungen zugelassen sind. Der Rechnungshof von Berlin ist gemäß § 91 LHO zur Prüfung berechtigt. Sofern die Förderung aus REACT-EU-Mitteln des Operationellen Programms des Landes Berlin für den EFRE in der Förderperiode 2014–2020 erfolgt, gelten insoweit auch die einschlägigen unionsrechtlichen Vorschriften über den Einsatz der REACT-EU-Mittel in der jeweils aktuellen Fassung2).

Die für Wirtschaft zuständige Senatsverwaltung hat die Investitionsbank Berlin (IBB) mit der Durchführung der Fördermaßnahmen gemäß dieser Richtlinie beauftragt.

Ein Anspruch der Antragstellerin bzw. des Antragstellers auf Gewährung der Zuwendung besteht nicht. Vielmehr entscheidet die IBB aufgrund ihres pflichtgemäßen Ermessens im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel.

Die Förderung wird als De-minimis-Beihilfe nach der De-minimis-Verordnung (Verordnung (EU) 1407/2013 vom 18. Dezember 2013 über die Anwendung der Artikel 107 und 108 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union auf De-minimis-Beihilfen, ABl. EU L 352 vom 24.12.2013, S. 1) in der jeweils geltenden Fassung gewährt. Die in dieser Verordnung genannten Voraussetzungen müssen für die Gewährung der Zuwendung gegeben sein. Insbesondere dürfen „De-minimis“-Beihilfen innerhalb eines fließenden Zeitraumes von drei Steuerjahren den Betrag von 200.000 Euro (bzw. 100.000 Euro für Unternehmen des gewerblichen Straßengüterverkehrs) nicht überschreiten. Daher ist von der Antragstellerin bzw. dem Antragsteller eine De-minimis-Erklärung auszufüllen, die den Antragsunterlagen beizufügen ist. Die Höhe der Zuwendung wird gegebenenfalls soweit reduziert, dass sie zusammen mit anderen De-minimis-Förderungen der Antragstellerin bzw. des Antragstellers im laufenden und den zwei davorliegenden Steuerjahren die Summe von 200.000 Euro bzw. 100.000 Euro nicht übersteigt.

2 Gegenstand der Förderung

Aus dem „Kongressfonds Berlin“ werden Zuwendungen für die Durchführung von Veranstaltungen in Berlin, die sich ausschließlich an ein Fachpublikum richten (geschlossene Veranstaltungen), gewährt. Veranstaltungen richten sich an ein Fachpublikum, wenn die Teilnehmenden ausschließlich aus einer professionellen Motivation heraus teilnehmen, z.B. im Auftrag ihrer Arbeitgeberin bzw. ihres Arbeitsgebers oder aus Forschungsgründen wie bei einem wissenschaftlichen Kongress. Eine professionelle Motivation kann auch angenommen werden, wenn die Veranstaltung der Weiterbildung von Personen im Rahmen eines Ehrenamts dient. Gefördert werden z.B. Kongresse, Tagungen, Seminare und Fortbildungen.

Nicht zuwendungsfähig sind:

  • Messen, Ausstellungen und ähnliche Formate, auch wenn sie sich ausschließlich an ein Fachpublikum richten und/oder mit einem förderfähigen Kongress verbunden sind;
  • Veranstaltungen, die sich an Privatpersonen (Personen, die aus einer privaten Motivation heraus an der Veranstaltung teilnehmen) richten oder Freizeit- bzw. Erholungszwecken3) dienen;
  • Veranstaltungen, zu deren Durchführung die Antragstellerin bzw. der Antragsteller selbst oder Dritte rechtlich verpflichtet sind;
  • Veranstaltungen, für die anderweitig Fördergelder zur Verfügung gestellt werden, z.B. aus anderen Förderprogrammen des Landes Berlin, des Bundes oder der Europäischen Union (Einnahmen aus Sponsoringverträgen schließen die Förderung hingegen nicht aus);
  • parteipolitische Veranstaltungen.

2.1 Basisförderung – Förderung als Anreiz zur Organisation von Veranstaltungen

Die Basisförderung können Veranstaltungen erhalten, die die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

  • Die Veranstaltung findet in einer kostenpflichtig gebuchten Veranstaltungsräumlichkeit im Land Berlin statt.
  • Die Veranstaltungsräumlichkeit darf nicht von der Antragstellerin bzw. dem Antragsteller selbst oder von rechtlich mit ihr bzw. ihm verbundener Organisationseinheiten (z.B. Tochtergesellschaften) zur Verfügung gestellt bzw. vermietet werden.
  • Die Veranstaltung hat mind. 50 Teilnehmende
    • Es zählt ausschließlich die Präsenzteilnehmendenzahl (Fachpublikum); exklusive Referentinnen/Referenten, Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter, Servicepersonal etc.
    • Reduziert sich die Zahl der geplanten bzw. beantragten Präsenzteilnehmenden aufgrund von Maßnahmen, welche nachweisbar den Schutz vor Übertragung oder der Eindämmung der Verbreitung von COVID-19 bezwecken, auf unter 50 Personen, kann in begründeten Einzelfällen von der Mindestteilnehmendenzahl abgewichen werden.
    • Die Veranstaltungsdauer beträgt mind. einen Tag. Zuschüsse werden lediglich für Tage gewährt, an denen die Veranstaltungsdauer mind. vier Zeitstunden netto ohne Pausen lang ist.
  • Die Veranstaltung richtet sich ausschließlich an ein Fachpublikum.4)

Zusätzlich kann die Veranstaltung hybrid durchgeführt werden. Unter einer hybriden Veranstaltung im Sinne dieser Förderrichtlinie wird eine Veranstaltung verstanden, die als Präsenzveranstaltung in Berlin und gleichzeitig online stattfindet.

2.2 Ergänzende Förderung

Eine ergänzende Förderung können Veranstaltungen erhalten, die zusätzlich zu den unter 2.1 (Basisförderung) genannten Voraussetzungen bestimmte Kriterien erfüllen.

2.2.1 Nachhaltigkeit

Hierzu müssen die Zuwendungsnehmer eine bestimmte Punktzahl aus verschiedenen Kategorien der Sustainable Event Scorecard (siehe Anhang) erreichen. Die Sustainable Event Scorecard teilt verschiedene Dimensionen von Nachhaltigkeit in Kategorien ein und hinterlegt sie mit konkreten Kriterien, deren Erfüllung eine bestimmte Punktzahl bringt. Alle Punktzahlen addiert ergeben die Gesamtpunktzahl. Diese muss für die ergänzende Förderung bei mind. 300 Punkten aus mind. vier Kategorien der Sustainable Event Scorecard liegen.

2.2.2 Dezentrales Tagen

Als dezentrales Tagen wird eine innovative Veranstaltung definiert, die an mehreren kostenpflichtig gebuchten Orten im Land Berlin gleichzeitig stattfindet. Die Teilnehmenden der Veranstaltung müssen mit Hilfe von Online-Plattformen miteinander verbunden sein. Teilnehmende müssen an einem der relevanten Veranstaltungsorte in Präsenz anwesend sein. Zusätzlich können technische Mittel wie Roboter oder holografische Verfahren eingesetzt werden. Veranstaltende dezentraler Tagungen müssen relevante Dokumente (siehe Nr. 8.3) einreichen, um eine Förderung zu erhalten.

Die Veranstaltungsräumlichkeit darf nicht von der Antragstellerin bzw. dem Antragsteller selbst oder von rechtlich mit ihr bzw. ihm verbundener Organisationseinheiten (z.B. Tochtergesellschaften) zur Verfügung gestellt bzw. vermietet werden.

3 Zuwendungsempfangende

Antragsberechtigt sind:

  • juristische Personen5) des privaten und öffentlichen Rechts sowie
  • rechtsfähige Personengesellschaften sowie
  • selbstständig und freiberuflich Tätige

mit einem Sitz, einer Betriebsstätte oder einer Niederlassung in der Bundesrepublik Deutschland.

Zudem muss es sich bei der Antragstellerin bzw. dem Antragsteller um die Veranstalterin bzw. den Veranstalter der durchzuführenden Veranstaltung handeln. Als Veranstalter ist insbesondere derjenige anzusehen, der das finanzielle und unternehmerische Risiko der Veranstaltung trägt, der die wirtschaftliche, organisatorische und haftungsrechtliche Verantwortung hat und der eine Veranstaltung auf eigene Rechnung durchführt.

Nicht antragsberechtigt sind:

  • Antragstellende, die ihre Geschäftstätigkeit oder Zahlungen eingestellt haben, sowie
  • Antragstellende, über deren Vermögen ein Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet worden ist. Dasselbe gilt für Antragstellende und, sofern die Antragstellerin bzw. der Antragsteller eine juristische Person ist, für den oder die Inhaber der juristischen Person, soweit diese eine eidesstattliche Versicherung/Vermögensauskunft nach § 802c der Zivilprozessordnung oder § 284 der Abgabenordnung abgegeben haben oder zu deren Abgabe verpflichtet sind,
  • Unternehmen in Schwierigkeiten unter Berücksichtigung des Art. 3 Abs.3 Buchstabe d) der EFRE-Verordnung (EU) 1301/2013.

4 Zuwendungsvoraussetzungen

Voraussetzung für die Gewährung einer Zuwendung ist, dass vor der Bestätigung des Antragseingangs mit der zu fördernden Maßnahme noch nicht begonnen wurde.

Als Vorhabenbeginn ist grundsätzlich der Abschluss eines der Ausführung zuzurechnenden Lieferungs- oder Leistungsvertrages (z.B. Abschluss eines Mietvertrages über die Veranstaltungsräumlichkeit bzw. Technik oder Abschluss eines Vertrages mit Dienstleisterinnen bzw. Dienstleistern) zu werten. Dies bedeutet, dass grundsätzlich die Unterzeichnung jeglicher Verträge, die für die Durchführung der Veranstaltung notwendig sind, erst nach Erhalt der Eingangsbestätigung erfolgen darf. Davon ausgenommen sind der Abschluss eines Vertrages mit einer Veranstaltungsagentur zum Zweck der Konzeption, Organisation und Durchführung einer Veranstaltung sowie der Abschluss von Verträgen, welche der Einnahmeseite der Veranstalterin bzw. des Veranstalters zuzurechnen sind. Solche Vertragsabschlüsse stellen noch keinen förderschädlichen Vorhabenbeginn dar. Aus der Zulassung der Ausnahme kann kein Anspruch auf Gewährung einer Zuwendung hergeleitet werden. Aus der Eingangsbestätigung leitet sich kein Anspruch auf eine Förderung ab. Vielmehr handelt die Antragstellerin bzw. der Antragsteller auf eigenes Risiko.

5 Art und Umfang, Höhe der Zuwendungen

Die Zuwendung wird als nichtrückzahlbarer Zuschuss in Form einer Festbetragsfinanzierung zur Projektförderung gewährt.

Die Förderhöhe beträgt:

5.1 Basisförderung

Die Basisförderung beträgt 25 Euro pro Präsenzteilnehmerin bzw. -teilnehmer pro Veranstaltungstag. Bei hybriden Veranstaltungen kommen zur Basisförderung zusätzlich 10 Euro pro Präsenzteilnehmerin bzw. -teilnehmer pro Veranstaltungstag hinzu.

5.2 Ergänzende Förderung

Die ergänzende Förderung für Nachhaltigkeit beträgt weitere 25 Euro pro Präsenzteilnehmerin bzw. -teilnehmer pro Veranstaltungstag. Dies gilt sowohl für analoge als auch für hybride Veranstaltungen. Die ergänzende Förderung für dezentrales Tagen beträgt weitere 10 Euro pro Präsenzteilnehmerin bzw. -teilnehmer pro Veranstaltungstag.

Basisförderung 25 EUR

Hybridzuschlag 10 EUR

Ergänzende Förderung (Nachhaltigkeit) 25 EUR

Ergänzende Förderung (Dezentrales Tagen) 10 EUR

Gesamt (max.) pro TN/pro Tag 70 EUR

Die maximale Fördersumme pro Veranstaltung liegt bei 99.950 Euro. Maßgeblich für die endgültige Festsetzung des Zuschusses ist die tatsächliche Präsenzteilnehmendenzahl, die mit der Teilnehmendenliste zu belegen ist (siehe unter Nr. 8.3).

5.3 Förderfähige Ausgaben

Förderfähig sind alle Ausgaben, die zur Durchführung der Veranstaltung notwendig und angemessen sind.6) Hiervon ausgenommen sind grundsätzlich Ausgaben, die durch den Abschluss eines Vertrages mit einer Veranstaltungsagentur zum Zweck der Konzeption, Organisation und Durchführung einer Veranstaltung entstanden sind.

Es gelten die ANBest-P, insbesondere sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (§ 7 LHO) einzuhalten.

Förderfähige Ausgaben (in Kategorien):

  • Location Miete
  • Schutz- und Hygienemaßnahmen
  • Bewirtungskosten (Catering)
  • Technik
  • Honorare für Moderierende, Vortragende und Dolmetschende
  • Registrierung/Hostessen vor Ort
  • Ausstattung/Mobiliar/Beschilderung
  • Kosten für die Öffentlichkeitsarbeit
  • Reise- und Aufenthaltskosten/Transfers
  • Personalkosten/Kosten für die Organisation (soweit dafür keine Veranstaltungsagentur in Anspruch genommen wurde)

6 Anerkennung von Ausfallkosten

Kann die Veranstaltung aufgrund von Beschränkungen der zum Zeitpunkt der Durchführung jeweils geltenden SARS-CoV-2-Infektionsschutzmaßnahmenverordnung oder anderer Vorschriften (und Maßnahmen) zum Schutz vor Übertragung oder der Eindämmung der Verbreitung von COVID-19 (auf internationaler, nationaler und föderaler Ebene) nicht stattfinden oder nachweisbar nicht wirtschaftlich durchgeführt werden, können tatsächlich angefallene förderfähige Ausgaben im Rahmen der Zuwendung im Ausmaß von maximal 80% der bewilligten Fördersumme als zuwendungsfähig anerkannt und abgerechnet werden. Die IBB prüft die Angaben der Antragsstellenden auf Nachvollziehbarkeit und Plausibilität.

Hiervon ausgenommen sind grundsätzlich Ausgaben, die durch den Abschluss eines Vertrages mit einer Veranstaltungsagentur zum Zweck der Konzeption, Organisation und Durchführung einer Veranstaltung entstanden sind. Voraussetzung für die Anerkennung von Ausfallkosten als förderfähig ist, dass die Zuwendungsempfängerin bzw. der Zuwendungsempfänger dokumentiert und für eine etwaige Prüfung vorhält, dass die jeweiligen entstandenen Ausgaben unvermeidbar waren, wann diese angefallen sind, dass und wie sich um ihre Minimierung (z.B. durch Stornierung/Kündigung) bzw. Rückforderung von geleisteten Zahlungen bemüht wurde. Die Ausgaben sind entsprechend im Verwendungsnachweis nachzuweisen. Die Entscheidung über die Anerkennung und Einordnung der Zuwendungsfähigkeit von solchen Ausgaben steht im pflichtgemäßen Ermessen der IBB und erfolgt im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel und im Rahmen einer Einzelfallprüfung. Es besteht kein Anspruch der Antragstellerin bzw. des Antragstellers auf Anerkennung der Ausfallkosten.

7 Sonstige Zuwendungsbestimmungen

Bei allen Öffentlichkeitsmaßnahmen im Zusammenhang mit dem geförderten Vorhaben muss ein schriftlicher Hinweis auf die finanzielle Beteiligung der für Wirtschaft zuständigen Senatsverwaltung erfolgen und im Falle der Förderung aus dem Europäischen Fonds für regionale Entwicklung auf die Unterstützung des Vorhabens aus EFRE bzw. REACT-EU unter Verwendung des EU-Logos hingewiesen werden. Bei Veranstaltungen, die aus REACT-EU gefördert werden, ist zudem auf diese Förderung hinzuweisen. Die Bestimmungen der Informations- und Publizitätsvorschriften der Europäischen Kommission, insbesondere des Merkblatts Publizität, in seiner jeweils aktuellen Fassung sind zu beachten.

Die Zuwendungsempfängerin bzw. der Zuwendungsempfänger meldet dem Berlin Convention Office (BCO) der Berlin Tourismus & Kongress GmbH (visitBerlin) die mit Zuwendungsbescheid bewilligte Veranstaltung, damit dieses die Veranstaltung ggf. in den öffentlich einsehbaren Veranstaltungskalender unter https://www.visitberlin.de/de/veranstaltungskalender-berlin aufnehmen kann. Darüber hinaus erklärt sich die Zuwendungsempfängerin bzw. der Zuwendungsempfänger damit einverstanden, dass ihre/seine (geplante) Veranstaltung gegebenenfalls als Testimonial/Best-Practice-Beispiel in der Öffentlichkeitsarbeit des BCO bzw. des Landes Berlin genutzt wird (online und offline). Bei EFRE-geförderten Vorhaben aus REACT-EU-Mitteln ist gemäß Artikel 115 Absatz 2 der VO (EU) Nr. 1303/2013 zur Gewährleistung der Transparenz eine Liste der Vorhaben zu veröffentlichen. Die Antragstellerin bzw. der Antragsteller muss sich im Falle der Gewährung einer Förderung mit der Veröffentlichung aller nach dieser Vorschrift geforderten Informationen einverstanden erklären.

Hinsichtlich der mit REACT-EU-Mitteln finanzierten Vorhaben sind darüber hinaus auch die unionsrechtlichen Bestimmungen zur Publizität gemäß den Artikeln 115 i.V.m. Anlage XII der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 und den dazu erlassenen Durchführungsrechtsakten der Europäischen Kommission sowie die insoweit erfolgten Konkretisierungen der bei der für Wirtschaft zuständigen Senatsverwaltung angesiedelten EFRE-Verwaltungsbehörde zu beachten.

Darüber hinaus können „Besondere Nebenbestimmungen“ formuliert und/oder zusätzliche Auflagen erteilt werden.

7.1 Informationsweiterverarbeitung

Die Antragstellenden erklären sich im Rahmen der Antragstellung damit einverstanden, dass neben den in Nr. 7 ANBest-P geregelten Auskunfts- und Offenlegungspflichten gegenüber der IBB und dem Rechnungshof von Berlin die IBB im Falle einer Bewilligung auch förderspezifische Informationen wie insbesondere:

  • das Vorhaben und der Förderbereich,
  • der Zuwendungsempfangende,
  • der Bewilligungszeitraum und
  • die Höhe der Zuwendung

an visitBerlin zur weiteren Erfolgs- und Wirkungskontrolle sowie zur Ableitung weiterer Maßnahmen weiter geben darf. Die IBB ist binnen eines Monats nach Empfang des Zuwendungsbescheids zu benachrichtigen, wenn durch eine Bekanntgabe des Vorhabens Rechte oder Interessen Dritter beeinträchtigt werden können oder der Gegenstand des Vorhabens der Geheimhaltung unterliegt.

Mit Einreichen des Antrages berechtigen die Zuwendungsempfängerin bzw. der Zuwendungsempfänger weiterhin die IBB, alle Daten auf Datenträger zu speichern und für Zwecke der Statistik und der Erfolgskontrolle im Sinne eines begleitenden Monitoring und/oder von ex-post Evaluierungen über die Wirksamkeit des Förderprogramms auszuwerten sowie die Auswertungsergebnisse unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Regelungen zu veröffentlichen. Zur Durchführung der Bewertungen darf die Zuwendungsgeberin die relevanten Daten an eine mit der Auswertung beauftragte externe Stelle geben. Diese externe Stelle darf die Zuwendungsempfangenden für Zwecke der Bewertung kontaktieren.

Die Zuwendungsempfängerin bzw. der Zuwendungsempfänger wird verpflichtet, die bestehenden datenschutzrechtlichen Regelungen einzuhalten.

8 Verfahren

Mit der Abwicklung und Durchführung des Förderprogrammes hat die für Wirtschaft zuständige Senatsverwaltung die IBB (Bewilligungsstelle) beauftragt.

8.1 Antragsverfahren

Der Förderantrag für Veranstaltungen ab dem 01.01.2023 ist bei der IBB, Bundesallee 210, 10719 Berlin, unter Verwendung des interaktiven elektronischen Antragsformulars zu stellen. Die in dem Antragsformular genannten Unterlagen sind vollständig beizufügen. Das Antragsformular steht unter www.ibb.de zur Verfügung. Die IBB ist berechtigt, zur Prüfung der Maßnahmen zusätzliche Informationen anzufordern.

Anträge müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

  • Pro Veranstaltung kann nur ein Antrag gestellt werden.
  • Für jede Veranstaltung ist ein gesonderter Antrag einzureichen.

Die einzureichenden Unterlagen umfassen insbesondere:

  • Ein vollständig ausgefülltes Antragsformular (u.a. mit Angaben zur Antragstellerin bzw. zum Antragsteller, zur Veranstaltung, zum Veranstaltungsort, zum Veranstaltungszeitpunkt, zur Veranstaltungsdauer/Tag, zu den Präsenzteilnehmenden, zur Antragssumme, zu Veranstaltungskosten, zu Einnahmen, zur Kontoverbindung, zur Hybridität; bei Antrag auf eine ergänzende Förderung Angaben zu den voraussichtlich erfüllten Nachhaltigkeitskriterien („Sustainable Event Scorecard“, sowie dezentrales Tagen); eine Versicherung der Richtigkeit der Angaben; bei juristischen Personen ggf. die Registrierungsnummer der Transparenzdatenbank des Landes Berlin).
  • Die im Antragsformular abgefragten Informationen/ genannten Anlagen, u.a.:
    • Nachweis über die Rechtsform/Existenz der Einrichtung der Antragstellerin bzw. des Antragstellers,
    • Erklärung über bereits erhaltene/beantragte De-minimis-Beihilfen (De-minimis-Erklärung),
    • Erklärung gemäß § 3 Absatz 1 der Leistungsgewährungsverordnung, u.a. zu Maßnahmen zur Frauenförderung und/oder zur Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Es ergeht eine Eingangsbestätigung durch die Bewilligungsstelle. Liegt diese vor, so können zur Durchführung der geplanten Veranstaltungen Aufträge erteilt bzw. Verträge geschlossen werden, ohne dass dies einer Förderung entgegensteht (siehe unter Nr. 4). Hieraus ergibt sich ausdrücklich kein Anspruch auf eine Förderung, d.h. die Antragstellerin bzw. der Antragsteller handelt auf eigenes Risiko.

8.2 Bewilligungsverfahren

Über die Gewährung von Zuwendungen und die im Einzelfall maßgeblichen Regelungen im Zuwendungsbescheid (z.B. Höhe der Zuwendung, Auflagen) entscheidet die IBB nach pflichtgemäßem Ermessen und im Rahmen zur Verfügung stehender Haushaltsmittel und dieser Richtlinie. Die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) sowie diese Förderrichtlinie werden Bestandteil des Zuwendungsbescheides.

8.3 Mittelabruf/Auszahlungsverfahren

Die IBB erhält einen Mittelabruf mit allen relevanten Nachweisen zur Ermittlung der Höhe der Auszahlung. Diese sind insbesondere:

  • Teilnehmendenliste mit Vor- und Nachnamen/Institution/Ort/Land
    • die von den tatsächlichen Präsenzteilnehmenden an jedem Veranstaltungstag unterschrieben wurde oder
    • die aus einem digitalen Registrierungssystem, welches eine tägliche Registrierung am Veranstaltungsort im Sinne einer Anwesenheitskontrolle gewährleistet, generiert und zur Bestätigung der Richtigkeit von der Geschäftsführung der Antragstellenden unterzeichnet wird
  • Zahlenmäßiger Nachweis in Form einer Verwendungsbestätigung (u.a. mit Angaben zu den Gesamtkosten, den förderfähigen Kosten (siehe unter Nr. 5.3), den Einnahmen sowie einer Bestätigung, dass die Zuwendung ausschließlich zur Erfüllung des im Bewilligungsbescheid näher bestimmten Zuwendungszwecks verwendet wurde, wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist und die Angaben mit den Büchern und Belegen übereinstimmen)
  • Rechnung über die gebuchte Veranstaltungsräumlichkeit im Land Berlin sowie den dazugehörigen Zahlungsbeleg im Original
  • Endgültiges Veranstaltungsprogramm, aus dem in zeitlicher Abfolge die Inhalte (ggf. einschließlich Vortragender) sowie die Netto-Veranstaltungsdauer (ohne Pausen) hervorgehen
  • Ggf. Nachweis darüber, dass es sich um eine hybride Veranstaltung handelte (Rechnung eines Dienstleistungsunternehmens über die Streambereitstellung oder sonstiger Nachweis mit vergleichbarer Aussagekraft über die Hybridität der Veranstaltung und dazugehöriger Zahlungsbeleg) im Original
  • Wurde eine ergänzende Nachhaltigkeitsförderung beantragt: Angaben zu den tatsächlich erfüllten Nachhaltigkeitskriterien („Sustainable Event Scorecard“) und entsprechende Nachweise.
  • Wurde eine ergänzende Förderung für dezentrales Tagen beantragt: Kurzkonzept, Mietverträge der einzelnen Veranstaltungsstätten und Rechnungen über die Technik.
  • Nachweis der Erfüllung der Publizitätspflichten

Bei Vorliegen der vollständigen Unterlagen wird die Fördersumme abschließend bestätigt oder ermittelt werden. Hierbei gilt Folgendes:

  • Liegt die tatsächliche Anzahl der Präsenzteilnehmenden über der im Bewilligungsbescheid genannten erwarteten Anzahl der Präsenzteilnehmenden, so erhöht sich die Fördersumme nicht.
  • Liegt die tatsächliche Anzahl der Präsenzteilnehmenden unter der im Bewilligungsbescheid genannten erwarteten Anzahl der Präsenzteilnehmenden, so verringert sich die Fördersumme entsprechend.
  • Liegt die tatsächliche Anzahl der Präsenzteilnehmenden unter der Mindestanzahl von 50, so ist eine Förderung der Veranstaltung ausgeschlossen. (Ausnahme siehe unter Nr. 6)
  • War die Veranstaltung nicht hybrid, obwohl dies geplant war, so verringert sich die Fördersumme entsprechend. Andersherum erhöht sich die Fördersumme nicht, sollte die Veranstaltung, anders als geplant, hybrid gewesen sein.
  • Wird die Erfüllung der in der Sustainable Event Scorecard angekreuzten Ziele nicht nachgewiesen, so verringert sich die Fördersumme um den Betrag der ergänzenden Förderung (siehe unter Nr. 5.2).
  • Entsprach die Veranstaltung nicht der Definition unter 2.2.2, obwohl dies geplant war, so verringert sich die Fördersumme entsprechend. Andersherum erhöht sich die Fördersumme nicht, sollte die Veranstaltung, anders als geplant, dezentral gewesen sein.
  • Unterschreitet die Höhe der tatsächlich entstandenen förderfähigen Ausgaben unter Berücksichtigung der Einnahmen die berechnete Fördersumme, kann sich die Fördersumme verringern.

Nach Abschluss der Prüfung des Mittelabrufs werden die bewilligten Fördermittel der Zuwendungsempfängerin bzw. dem Zuwendungsempfänger überwiesen.

8.4 Verwendungsnachweisverfahren

Der abschließende Verwendungsnachweis besteht aus einem standardisierten Sachbericht zum Fördererfolg. Dieser wird personalisiert an die Zuwendungsempfängerin bzw. den Zuwendungsempfänger zur Vervollständigung versendet und muss anschließend wieder bei der IBB eingereicht werden. Das Einreichen des Verwendungsnachweises erfolgt unter Verwendung der dafür vorgesehenen Formulare im elektronischen Verfahren unter www.ibb.de. Die in den Formularen genannten Anlagen sind beizufügen.

Die für Wirtschaft zuständige Senatsverwaltung oder eine von ihr Beauftragte bzw. ein von ihr Beauftragter sowie der Rechnungshof des Landes Berlin sind berechtigt, zur Prüfung der eingereichten Unterlagen, Nachweise und Berichte, Originalbelege, Buchhaltungs- und sonstige Geschäftsunterlagen einzusehen, örtliche Erhebungen durchzuführen und alle erforderlichen Auskünfte zu verlangen. Die gleichen Rechte stehen auch der Europäischen Kommission und dem Europäischen Rechnungshof zu, wenn die Förderung des Vorhabens mit REACT-EU-Mitteln erfolgt.

Tatsachen, die für die Bewilligung, Gewährung, Rückforderung, Weitergewährung oder das Belassen der Zuwendung von Bedeutung sind, sind subventionserheblich im Sinne des § 264 Strafgesetzbuch (StGB) in Verbindung mit den §§ 2, 3 und 4 des Subventionsgesetzes vom 29. Juli 1976 (GVBI. S. 1711) und § 1 des Landessubventionsgesetzes vom 20. Juni 1977 (GVBI. S. 1126). Zu diesen Tatsachen zählen insbesondere die im Zuwendungsantrag und den beizufügenden Anlagen sowie die in den Abrechnungsunterlagen und dem Verwendungsnachweis enthaltenen und als solche vom Zuwendungsgeber gekennzeichneten bzw. benannten Angaben. Subventionserhebliche Tatsachen und deren Änderungen während der Laufzeit der Fördermaßnahme müssen der Bewilligungsstelle oder einem von dieser Beauftragten unverzüglich, wahrheitsgemäß und vollständig in Textform mitgeteilt werden.

9 Geltungsdauer

Die 3. Novelle dieser Förderrichtlinie tritt am Tag ihrer Veröffentlichung in Kraft und gilt bis zum 30.06.2024. Diese Förderrichtlinie gilt für alle bei der IBB beantragten Veranstaltungen, die bis zum 31.12.2023 stattfinden werden. Sofern die zur Verfügung stehenden Mittel ausgeschöpft sind, können keine weiteren Fördergelder bewilligt werden.

                        

1) Insbesondere in den Bereichen „Nachhaltige Städte und Gemeinden“ sowie „Maßnahmen zum Klimaschutz“.

2) In diesem Zusammenhang wird insbesondere auf die Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates mit gemeinsamen Bestimmungen über den EFRE, den Europäischen Sozialfonds (ESF), den Kohäsionsfonds, den Europäischen Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raums (ELER) und den Europäischen Meeres- und Fischereifonds sowie mit allgemeinen Bestimmungen über den EFRE, den ESF, den Kohäsionsfonds und den EMFF und die Verordnung (EU) Nr. 1301/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates über den EFRE und mit besonderen Bestimmungen hinsichtlich des Ziels „Investitionen in Wachstum und Beschäftigung“ hingewiesen.

3) Z.B. sog. Incentive-Reisen oder -Events.

4) Definition unter Nr. 2

5) Dies schließt sowohl Organisationen mit als auch ohne Gewinnabsicht, z.B. gemeinnützige Gesellschaften (gGmbH), ein.

6) Nicht notwendig sind z.B. Aufwendungen für ein Rahmenprogramm.

 

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